Die Einstellmöglichkeiten für die Erstellung und Ausgabe der verschiedene Dokumenttypen unterscheiden sich je nach Typ. Die wichtigsten Einstellungen sind hier beispielhaft aufgeführt.

Im rechten Bereich finden sich zu den einzelnen Dokument-Typen detaillierte Hinweise zur Verwendung und Einstellmöglichkeiten

Optionen

  • Word (Docx): Als Standardformat wird docx verwendet. Sie haben damit auch die Möglichkeit, Ihre Dokumentation manuell zu ergänzen.
  • Adobe (Pdf): Sofern Sie docx nicht verarbeiten können, haben Sie die Möglichkeit das Dokument als PDF-Datei herunterzuladen.
    Wir empfehlen die Verwendung des docx-Formates.
    Hinweis: sehr große Strukturen können nicht als PDF ausgegeben werden. Sie erhalten dann eine entsprechende Meldung. Bitte erstellen Sie dann das Dokument als docx und speichern Sie es lokal als PDF-Datei ab.
  • Mit Anhängen (ZIP): Benutzerinnen und Benutzer, die als verantwortlich für einen Bereich festgelegt sind, Administratorinnen und Administratoren sowie Filialadministratorinnen und -administratoren können bestimmen, ob die in der GBO angehängte Dateien einbezogen und mit dem Dokument in einer zip-Datei zur Verfügung gestellt werden.


Ob und in welchem Umfang die Erläuterungen zu den Fragen ausgegeben werden sollen lässt sich über „Erläuterungen wählen:

  • keine: die Erläuterungen werden nicht mit ausgegeben.
  • ja: Ausgabe der Erläuterung
  • ergänzende: Ausgabe Erläuterung und ergänzende Erläuterung


Anzeige bzw. Auswahl, welche Antworten in dem Dokument ausgegeben werden.

Je nach Dokument-Typ können hier ggf. noch weitere Antworten eingeschlossen oder ausgeschlossen werden.

In diesem Beispiel könnten zusätzlich auch die mit „Unzutreffend" beantworteten Fragen mit ausgegeben werden..

  • Über die Option "Bearbeitungszeitraum ab" ist es möglich, die Dokumentation auf Fragen zu beschränken, die ab dem gewählten Zeitpunkt bis zum aktuellen Tag bearbeitet wurden.
  • Damit können beispielsweise die Änderungen seit dem Erstellen der letzten Dokumentation zusammengestellt werden.

Weitere Informationen zur Option „mit Anhängen (ZIP)"


Bei Auswahl „mit Anhängen (ZIP)" wird eine Zip-Datei erstellt, die folgende Bestandteile enthält:

  • das eigentliche Dokument, das Sie erstellt haben
  • ein Verzeichnis „Anhänge zu Fragen": hier finden sich alle Dateien, die in der Beurteilung an eine Frage angehängt wurden
    • Eine Datei mit Namen „Dateiuebersicht - …txt, enthält eine Liste der Dateien mit Informationen zur Frage, an die die Datei angehängt ist und dem Pfad in der Betriebsstruktur.
  • ein Verzeichnis „Betriebliche Dateien": hier befinden sich alle Dateien, die in der Anwendung unter „Verfügbare Betriebliche Dateien zum Herunterladen" befinden.
    • Eine Datei mit Namen „Dateiuebersicht - …txt,  enthält eine Liste der Dateien



Fragen, die den Optionen entsprechen



  • Im Bereich „Fragen, die den Optionen entsprechen" wird die Anzahl der Fragen angezeigt, die in dem Dokument ausgegeben werden.
  • Eine Liste der Fragen wird angezeigt.
  • Die Liste wird nur angezeigt, wenn die Anzahl der auszugebenden Fragen 500 nicht überschreitet.
  • Über die Schaltfläche „Dokument erstellen" wird das Dokument erstellt.
  • Die Schaltfläche "Dokument erstellen" ist nicht aktiv, wenn das Dokument keine Fragen enthalten würde