Festlegen der Arbeitsbereiche und Tätigkeiten

Menüpunkt „Strukturaufbau“

Die Gefährdungsbeurteilung muss alle vorherseh­baren Tätigkeiten und Arbeitsabläufe im Betrieb betrachten. Gleichartige Tätigkeiten können zusammengefasst werden.

Die GBO bietet Vorlagen für Musterfirmen, deren Struktur übernommen und individuell an den Betrieb angepasst werden können. Arbeitsberei­che, Tätigkeiten, Arbeitsmittel oder mögliche Gefahren­quellen können durch Auswählen aus einem umfang­reichen Katalog von Organisations­einheiten und Elementen ergänzt werden.

Ein Blankoelement kann eingefügt und beliebig benannt werden. Dazu können Dokumente hinterlegt werden.

Tipp
Mit dem Blanko-Element kann so auch eine Gefährdung in der GBO verankert und betrachtet werden, für die es keine Vorlage gibt. 
Das Element in die Struktur einfügen, wie gewünscht benennen und durch Einträge im Kommentarfeld und der Möglichkeit, Dateien zu hinterlegen, den betrachteten Aspekt nachvollziehbar machen.

Ermitteln der Gefährdungen

Menüpunkt „Beurteilung“

In diesem Schritt wird betrachtet, welche Gefährdungen auftreten können.

Dabei helfen in der GBO hinterlegte Fragenkataloge.

Beurteilen der Gefährdungen

Menüpunkt „Beurteilung“,

Fragen beantworten

Die Beurteilung der Gefährdungen ist grundsätzlich zuerst eine Ja/Nein-Entscheidung: Liegt eine Gefährdung vor bzw. wird sie wirksam vermieden oder nicht.

Diese Entscheidung lässt sich in der GBO durch entsprechende Antworten zu den einzelnen Fragen der Kataloge abbilden, wobei die Fragen darauf abzielen, ob Gefährdungen vermieden sind:

• Ja – Gefährdung wird vermieden
• Handlungsbedarf oder Beratungsbedarf – Thema bedarf grundsätzlich der näheren Betrachtung und im Fall „Handlungsbedarf“ auch Maßnahmen
• Unzutreffend – trifft auf den Betrieb nicht zu (beispielweise Fragen zu speziellen Arbeitsgeräten, die im Betrieb nicht eingesetzt werden).

Hinweise zur Relevanz von Gefährdungen und die Wichtigkeit bzw. Dringlichkeit der Maßnahmen können im Kommentarfeld eingetragen werden.

Tipp
Hilfreich sind an dieser Stelle auch Hinweise auf organisatorischen Festlegungen, grundsätzliche Verantwortlichkeiten oder weiterführende Informationen (beispielweise: Feuerlöscher werden regelmäßig von Firma XY geprüft, Ansprechpartner ist…) – selbst wenn keine Gefährdung besteht.

Eine Bewertung des Risikos erfolgt in der GBO implizit durch die Art der festgelegten Maßnahmen und Fristen. Daraus kann eine Abstufung in der Beurteilung abgeleitet werden.

Eine Risikoanalyse (beispielweise ein „Ampelsystem“) ist nicht zwingend gefordert und ist nicht Bestandteil der GBO.

Menüpunkt „Dokumentation“

Die Dokumentationsfunktion der GBO erlaubt es, alle Fragen mit den entsprechenden Hinweisen und Antworten, den Eintragungen im Kommentarfeld (beispielweise zum Sachstand, zu mitgeltenden Dokumenten), Termine und Verantwortliche in einem docx- oder pdf-Dokument zusammenzustellen. Zu jeder Frage wird zudem automatisch angegeben, wann und von wem die Frage zuletzt bearbeitet wurde. Das Dokument kann gespeichert und/oder ausgedruckt und archiviert werden.

Tipp
In der GBO gibt es keine Historie, d. h. Änderungen werden nicht protokolliert. Die GBO zeigt also jeweils den aktuellen Bearbeitungsstand.

Es empfiehlt sich daher, nach jeder Änderung in der GBO (beispielsweise bei einer Änderung der Beurteilung) eine neue Dokumentation zu erstellen – zumindest über die geänderten Punkte - die dann als Ergänzung/Aktualisierung der ersten Dokumentation genutzt werden kann.

Festlegen konkreter Arbeitsschutz­maßnahmen

Menüpunkt „Beurteilung“

Kommentarfeld

Maßnahmen sind entsprechend dem Stand der Technik festzulegen. Die Rangfolge der Schutz­maßnahmen nach § 4 Arbeitsschutzgesetz ist dabei zu beachten ((S)TOP-Prinzip).

Welche Maßnahmen notwendig sind, hängt immer auch von den betrieblichen Gegebenheiten ab. In der GBO werden in den Erläuterungen und Hin­weisen zu den einzelnen Fragen meist auch mögliche Schutzmaßnahmen genannt. Eine Rangfolge wird nicht vorgegeben.

Welche Maßnahmen festgelegt werden und umzusetzen sind, kann im Kommentarfeld der einzelnen Fragen erfasst werden. Umfangreichere Unterlagen können zu der jeweiligen Frage als Datei hinterlegt werden.

Termine und Verantwortlichen können in der GBO im Kontext der einzelnen Fragen Verantwortliche angegeben und Termine zur Erledigung gesetzt werden.

Menüpunkt „Dokumentation“

Die Dokumentationsfunktion der GBO erlaubt es, alle Fragen mit den entsprechenden Hinweisen und Antworten, den Eintragungen im Kommentarfeld (beispielweise zu festgelegten Maßnahmen), Termine und Verantwortliche in einem docx- oder pdf-Dokument zusammenzustellen. Zu jeder Frage wird zudem automatisch angegeben, wann und von wem die Frage zuletzt bearbeitet wurde. Das Dokument kann gespeichert und/oder ausgedruckt und archiviert werden.

Tipp
In der GBO gibt es keine Historie, d. h. Änderungen werden nicht protokolliert. Die GBO zeigt also jeweils den aktuellen Bearbeitungsstand.

Es empfiehlt sich daher, nach jeder Änderung in der GBO (beispielsweise bei einer Änderung der Beurteilung) eine neue Dokumentation zu erstellen – zumindest über die geänderten Punkte - die dann als Ergänzung/Aktualisierung der ersten Dokumentation genutzt werden kann.

Durchführen der Maßnahmen

Umsetzung in der Praxis

Maßnahmen die festgelegt sind, müssen um­gesetzt werden. Das kann nur vor Ort im Betrieb geschehen und auch nur dort geprüft werden. Die Verfolgung von Aufgaben (wer setzt was bis wann um und wie wird das kontrolliert) ist im Wesentlichen nicht ein Teil der Gefährdungs­beurteilung, sondern der betrieblichen Organisation.

Um diese zu unterstützen, erlaubt es die GBO, E-Mails mit Terminen zu versenden, wenn eine Frage mit Handlungs- oder Bratungsbedarf beantwortet wird.

Menüpunkt „Dokumentation“

Die Dokumentation kann in der GBO über Hinweise in den Kommentarfeldern oder in eigenständigen Unterlagen oder Dokumenten erfolgen. Diese können in die GBO als Datei hinterlegt werden. Werden sie nicht hinterlegt, ist ein Verweis auf die entsprechenden Unterlagen im Kommentarfeld sinnvoll (beispielweise siehe Maßnahmenplan bei XY)

Tipp
In der GBO gibt es keine Historie, d. h. Änderungen werden nicht protokolliert. Die GBO zeigt also jeweils den aktuellen Bearbeitungsstand.

Es empfiehlt sich daher, nach jeder Änderung in der GBO (beispielsweise nach dem Erledigen von Maßnahmen) eine neue Dokumentation zu erstellen – zumindest über die geänderten Punkte - die dann als Ergänzung/Aktualisierung der ersten Dokumentation genutzt werden kann.

Überprüfen der Wirksamkeit der Maßnahmen

Umsetzung in der Praxis

Auch dieser Punkt fällt in den Bereich der betrieblichen Organisation.

Menüpunkt „Dokumentation“

Die Dokumentation kann in der GBO über Hinweise in den Kommentarfeldern oder in eigenständigen Unterlagen oder Dokumenten erfolgen. Diese können in die GBO als Datei hinterlegt werden. Werden sie nicht hinterlegt, ist ein Verweis auf die entsprechenden Unterlagen im Kommentarfeld sinnvoll (beispielweise siehe Maßnahmenplan bei XY)

Tipp
In der GBO gibt es keine Historie, d. h. Änderungen werden nicht protokolliert. Die GBO zeigt also jeweils den aktuellen Bearbeitungsstand.

Es empfiehlt sich daher, nach jeder Änderung in der GBO (beispielsweise nach der Wirksamkeitsprüfung) eine neue Dokumentation zu erstellen – zumindest über die geänderten Punkte - die dann als Ergänzung/Aktualisierung der ersten Dokumentation genutzt werden kann.

Fortschreibung der Gefährdungs­beurteilung/ Aktualität

Erinnerungsfunktion

Die Gefährdungsbeurteilung muss die aktuelle betriebliche Situation wiedergeben. Bei Änderungen im Unternehmen muss sie angepasst werden. Sie sollte daher regelmäßig wiederholt und kontinuierlich fortgeschrieben werden. Anlässe für Wiederholungen können sein:

• Einführung neuer Arbeitsmittel oder neuer Arbeitsverfahren
• Erkrankungen von Beschäftigten
• Unfälle
• Beinaheunfälle, also gefährliche Situationen, die aber glimpflich verlaufen sind
• Sachschäden

Die GBO verfügt über eine Funktion, die auf Wunsch regelmäßig per E-Mail an die Fort­schreibung erinnert. Das Erinnerungsintervall kann frei gewählt werden.