In der Gefährdungsbeurteilung Online wird bei Dateien zwischen zwei verschiedenen Typen unterschieden:

• Betriebliche Dateien
• Anhänge zu Fragen

Wie unterscheiden sich „Betrieblichen Dateien" und „Anhängen zu Fragen"?

Betriebliche Dateien: Bilder und Dokumente zu Organisationseinheiten

Hier können bspw. Dokument hinterlegt werden, welche für die komplette Organisationseinheit von Bedeutung sind. Betriebliche Dateien können nur von Administratoren hochgeladen und verwaltet werden.
Für die Betrieblichen Dateien können Festlegungen für die Sichtbarkeit getroffen werden:

• Festlegung, welche Benutzerrollen Dateien sehen können
• Durch Vererbung festlegen, ob Dateien auch auf untergeordneten Ebenen sichtbar sind.

Standardmäßig sind Betriebliche Dateien nur für Administratoren sichtbar und werden nicht in im Baum tiefer liegende Organisationseinheiten vererbt.
Um Betriebliche Dateien auch anderen Nutzern zugänglich zu machen bearbeiten Sie bitte die Verbindung.
Auf der Übersichtsseite werden den Benutzern alle für sie verfügbaren Betrieblichen Dateien angezeigt und können heruntergeladen werden.
Betriebliche Dateien können über den Reiter in der Beurteilung oder in der Administration verwaltet werden.

Anhänge zu Fragen: Bilder und Dokumente zu Fragen

In der Beurteilung haben Sie die Möglichkeit, über die Büroklammer eine oder mehrere Dateien an eine Frage anzuhängen. Diese Datei hängt dann direkt an der Frage. Die Datei ist in der Beurteilung nur zu dieser Frage sichtbar.
Die Dateien sollten einen direkten Zusammenhang zur Bearbeitung der Frage haben und eher temporär vorhanden sein.

• Eine an eine Frage angehängte Datei dient zur Unterstützung der Beurteilung der Frage (z.B. ein Foto eines defekten Regals).
• Nach erfolgter Bearbeitung sollten diese Dateien wieder gelöscht werden.

Alle Benutzer mit Schreibberechtigung können Anhänge zu Fragen erstellen.