„Betriebliche Dateien" sind Bilder und Dokumente zu Organisationseinheiten. Hier können beispielsweise Dokumente hinterlegt werden, die für die komplette Organisationseinheit oder den gesamten Betrieb von Bedeutung sind, z.B. eine Ersthelferliste.
Diese Dateien stellen einen Pool dar, der verschiedenen Bereichen und Benutzergruppen zur Verfügung gestellt werden kann. Die gleiche Datei kann mit verschiedenen Organisationseinheiten verbunden werden.
Für die einzelnen Verbindungen zwischen Organisationseinheit und Datei kann festgelegt werden, welche Benutzerrollen die Datei sehen können.
Weiterhin kann festgelegt werden, ob eine Datei auch in untergeordneten Organisationseinheiten sichtbar sein soll (Vererbung). Sie können beispielsweise eine Datei zur Organisationseinheit „Unternehmer" hochladen und verbinden und dann festlegen, dass diese Datei auch in den untergeordneten Organisationseinheiten angezeigt werden soll. Die Datei steht den Anwendern dann in allen Organisationseinheiten unterhalb von „Unternehmer zur Verfügung, z.B. Unternehmerpflichten, allgemein.
Die Datei wird dann den Anwendern (je nach Rolle) in der Beurteilung in der Übersicht unter „Verfügbare Dateien zum Download" zur Verfügung gestellt.
Sie haben sowohl aus direkt aus der Beurteilung heraus, als auch aus dem Menüpunkt Administration die Möglichkeit, Dateien zu verwalten.
Der Reiter „Betriebliche Dateien" in der Beurteilung steht nur Administratoren zur Verfügung.
Zu Organisationseinheiten können Betriebliche Dateien verbunden werden.
Quota (in MB)
In dem Diagramm wird angezeigt, wieviel von dem für Ihren Betrieb verfügbaren Kontingent bereits belegt ist. Das freie Kontingent wird grün dargestellt.
Mit der Organisationseinheit verbundene Betriebliche Dateien
Neue Datei hochladen und verbinden
Über „Neue Datei hochladen und verbinden" wird Ihnen ein Fenster angezeigt, in dem Sie in einem Datei-Explorer die zu verbindende Datei auswählen können. Die Datei wird hochgeladen und mit der Organisationseinheit verbunden.
Als Standard wird die Datei als „nur sichtbar für Administratoren" und „keine Vererbung" verbunden. Die Verbindung kann anschließend angepasst werden.
Bitte beachten Sie, dass nur Dateien mit einer Maximalgröße von 4 MB hochgeladen werden können. Für einen Betrieb steht standardmäßig ein Kontingent von 200 MB zur Verfügung. Bei Überschreitung des Kontingentes können keine weiteren Dateien hochgeladen werden.
Vorhandene Datei verbinden
Es können hier auch bereits hochgeladene Betriebliche Dateien mit einer Organisationseinheit verbunden werden. Es ist so möglich, die gleiche Datei mit verschiedenen Organisationseinheiten zu verbinden.
Die verbundenen Betrieblichen Dateien werden in der Liste angezeigt.
In der Liste wird für die mit dieser Organisationseinheit verbundenen Betrieblichen Dateien angezeigt, ob die Datei auch in untergeordneten Organisationseinheiten sichtbar ist (Häkchen bei Vererbung) und für welche Benutzer die Datei hier sichtbar ist.
Über das rote „x" kann die Verbindung zu der Datei gelöscht werden. Die Datei selbst bleibt erhalten und kann in der Administration gelöscht oder woanders verbunden werden.
Verbindung zu Betrieblicher Datei bearbeiten
Beim Verbinden einer vorhandenen Datei oder bei Klick auf einen Eintrag in der Liste der Dateien öffnet sich ein Fenster, in dem der Hinweis bearbeitet werden kann und die Eigenschaften der Verbindung der Datei zur Struktur bearbeitet werden können.
Über „Hinweis bearbeiten" kann eine aussagekräftige Bezeichnung für die Datei eingegeben werden, die in den Listen angezeigt wird. Standardmäßig wird mit dem Dateinamen vorbelegt.
Über „Berechtigungen ändern" kann die Sichtbarkeit der Datei bearbeitet werden.
Mit „Herunterladen" laden Sie die Datei herunter.
Über „Verbindung aufheben" wird die Verbindung der Datei zu dieser Organisationseinheit aufgehoben. Die Datei selbst bleibt erhalten.
„Hinweis bearbeiten": in den Listen, z.B. in der „Übersicht" wird der Hinweis angezeigt. Da Dateinamen häufig kryptisch sind, können Sie im Hinweis einen sprechenden Namen vergeben, der den Inhalt der Datei aus Benutzersicht beschreibt.